ข นตอนปฏ บ ต ในการประเม นการควบค มภายใน ตามระเบ ยบฯ ข อ 6 และการรายงาน

Transcription

1 ข นตอนปฏ บ ต ในการประเม น ตามระเบ ยบฯ ข อ 6 และการรายงาน บทน า ไม ใช เป นเร องท เม อด าเน นการให เก ดข นในองค กรแล วก จบ ก นไปในคร งเด ยว เพราะความเส ยงและสภาพการณ ต างๆ ท ม ผลกระทบต อการปฏ บ ต งาน อาจเปล ยนแปลงได ตลอดเวลา เง อนเวลาจ งเป นป จจ ยส าค ญท ม ผลกระทบโดยตรงก บ ความเพ ยงพอและประส ทธ ผลของ ด งน น หล งจากท ม การจ ดวางการ ควบค มภายในและน าไปปฏ บ ต แล ว จ าเป นต องม การประเม นผลในท กข นตอนอย างต อ เน อง เพ อให ทราบว าการเปล ยนแปลงท เก ดข นส งผลกระทบต อหร อ ไม อย างไร ท ก าหนดไว น นเพ ยงพอและเหมาะสมหร อไม ข นตอน และว ธ ปฏ บ ต ท ก าหนดไว ม การถ อปฏ บ ต อย างจร งจ งโดยสม าเสมอหร อไม เพ ยงใด แล วจ ง น าผลท ได จากการประเม นผลมาใช ในการพ จารณาปร บปร งให เหมาะ สมก บสภาพการณ ท เปล ยนแปลงไป เน อหาท จะกล าวต อไป จะกล าวถ งแนวค ดพ นฐานของการต ดตามประเม นผล ตามมาตรฐาน กระบวนการประเม น ตลอดจนข น ตอนปฏ บ ต ในการจ ดท ารายงาน แนวค ดพ นฐาน การต ดตามประเม นผล (Monitoring) เป นองค ประกอบท ส าค ญประการหน งของมาตร ฐานท ก าหนดโดยคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด น การต ดตามประเม นผล หมายถ ง กระบวนการประเม นค ณภาพการปฏ บ ต งานและ ประเม นประส ทธ ผลของท วางไว อย างต อเน องและสม าเสมอ โดยการต ดตาม ผลในระหว างการปฏ บ ต งาน (Ongoing Monitoring) และการประเม นผลเป นรายคร ง (Separate Evaluation) ซ งแยกเป นการประเม นด วยตนเอง (Control Self Assessment) และ การประเม นอย างเป นอ สระ (Independent Assessment) ในการด าเน นการเก ยวก บการต ดตามประเม นผล ฝ ายบร หารต องจ ดให ม การ ต ดตามประเม นผล โดยการต ดตามผลในระหว างการปฏ บ ต งาน และการประเม นผลเป น รายคร ง อย างต อเน องและสม าเสมอ เพ อให ความม นใจว า ส น ต า

2 2 ระบบท วางไว เพ ยงพอ เหมาะสม ม ประส ทธ ภาพ และม การ ปฏ บ ต จร ง ด าเน นไปอย างม ประส ทธ ผล ข อตรวจพบจากการตรวจสอบและสอบทานอ นๆ ได ร บการปร บปร งแก ไข อย างเหมาะสมและท นเวลา ได ร บการปร บปร งแก ไขให สอดคล องก บสถานการณ ท เปล ยน แปลงไป

3 3 ความแตกต างระหว าง การต ดตามผล และ การประเม นผล ข อก าหนดในเร อง การต ดตามประเม นผล ตามท คณะกรรมการตรวจเง นแผ น ด นก าหนดไว ในมาตรฐาน สามารถจ าแนก การต ดตามประเม นผล ออกได เป น 2 ล กษณะ ได แก การต ดตามผลในระหว างการปฏ บ ต งาน และ การประเม น ผลเป นรายคร ง กล าวค อ การต ดตามผลในระหว างการปฏ บ ต งาน หมายถ ง กระบวนการสอบทานก จกรรม และรายการต างๆ ท เก ดข นในองค กรอย างต อเน องและสม าเสมอ เพ อประเม นค ณภาพ ของการปฏ บ ต งาน โดยเป นส วนหน งของการปฏ บ ต งานตามปกต เช น การสอบทานการ ปฏ บ ต งานตามสายการบ งค บบ ญชา ซ งจะช วยให ม นใจว าการด าเน นงานขององค กร เป นไปตามท ก าหนดไว บ คลากรท กคนในองค กรม หน าท ร บผ ดชอบในการต ดตามผลร วมก น แต ขอบเขตความร บผ ดชอบของแต ละบ คคลจะม ความแตกต างก นไปตามล กษณะงานและ ต าแหน งหน าท การต ดตามผลโดยฝ ายบร หาร และบ คลากรระด บปฏ บ ต การ จ งม งเน น การต ดตามผลในล กษณะท แตกต างก น การต ดตามผลของฝ ายบร หาร ฝ ายบร หารควรต ดตามผลการปฏ บ ต งานของหน วยงานท อย ในความร บผ ดชอบ ของตน และสอบทานว าม การเปล ยนแปลงท ส งผลกระทบต อล กษณะและระด บของ ความเส ยงท แสดงถ งความจ าเป นต องม การปร บเปล ยนท ม อย หร อไม การต ดตามผลของบ คลากรระด บปฏ บ ต การ บ คลากรระด บปฏ บ ต การควรต ดตามผลการปฏ บ ต งานของตนเอง เพ อให เก ด ความม นใจว าได ปฏ บ ต งานโดยถ กต อง และเป นไปตามท ก าหนดไว รวมท งควรแก ไขความผ ดพลาดท เก ดข นให ถ กต องก อนท จะเสนอให ผ บ งค บบ ญชา ในขณะเด ยวก น ฝ ายบร หารควรจ ดให ม การส อสารให ความร เก ยวก บการควบ ค มภายในท ม อย และสน บสน นให บ คลากรระด บปฏ บ ต การพร อมท จะรายงานส งผ ดปกต เน องจากบ คลากรระด บปฏ บ ต การเป นผ ท ม ส วนเก ยวข องโดยตรงในรายละเอ ยดของ การปฏ บ ต งานประจ าว นขององค กร จ งม ข อได เปร ยบในการค นพบป ญหาต างๆ ท ม อย ในการปฏ บ ต งาน เม อฝ ายบร หารได ร บรายงานเก ยวก บความไม ม ประส ทธ ผลของการ ควบค มภายในท ม อย หร อความผ ดพลาดในการปฏ บ ต งาน ควรให ความส าค ญและ พ จารณาส งการให ด าเน นการแก ไขปร บปร งตามความจ าเป นและเหมาะสม

4 4 การประเม นผลเป นรายคร ง หมายถ ง การประเม นผลการด าเน นงานขององค กร ณ ช วงเวลาใดเวลาหน ง ว าเป นไปตามภารก จและว ตถ ประสงค ขององค กรท ก าหนดไว หร อ ไม ขอบเขตและความถ ของการประเม นผลจะข นอย ก บผลจากการประเม นความเส ยงและ ประส ทธ ผลของการต ดตามผล การประเม นผลเป นรายคร งสามารถจ าแนกออกได เป น 2 ประเภท ได แก การประเม น ด วยตนเอง และ การประเม นอย างเป นอ สระ การประเม นด วยตนเอง (Control Self Assessment) การประเม นด วยตนเองเป นการประเม นผล โดยการก าหนดให กล มผ ปฏ บ ต งานในหน วยงานน นเข ามาม ส วนร วมในการประเม นความเส ยง โดยร วมก น พ จารณาระบ และว เคราะห ความเส ยงท เก ดข น ซ งม ผลท าให องค กรไม สามารถบรรล ว ตถ ประสงค ในด านต างๆ รวมท งพ จารณาปร บปร งกระบวนการและก จกรรมการควบ ค มท ม อย ให ม ประส ทธ ภาพ และประส ทธ ผลมากย งข น และปร บลดก จกรรม ท ท าให การด าเน นงานขององค กรล าช าหร อไม ม ประส ทธ ภาพ โดยไม ก อให เก ดความ เส ยงท จะเก ดข นจากการลดภาระน น การประเม นด วยตนเอง จะช วยให ฝ ายบร หารค นพบป ญหาท เก ดข น ก อนการประเม นอย างเป นอ สระ ซ งจะท าให สามารถลดความเส ยหายท อาจ เก ดข นจากป ญหาด งกล าวได ด งน น ฝ ายบร หารจ งควรก าหนดให ม การประเม นตนเอง ในท กก จกรรมของหน วยงาน การประเม นอย างเป นอ สระ (Independent Assessment) การประเม นอย างเป นอ สระเป นการประเม นผลโดยผ ท ไม ม ส วนเก ยว ข องโดยตรงก บการด าเน นงานภายในขององค กร โดยปกต ม กจะกระท าโดยผ ตรวจสอบ ภายในซ งเป นผ ท เป นอ สระจากการด าเน นงานขององค กร เพ อให เก ดความม นใจว าการ ประเม นผลได ด าเน นไปอย างเท ยงธรรม หร ออาจกระท าโดยผ ตรวจสอบหร อท ปร กษา ภายนอก เพ อให การประเม นผลเป นไปตามว ตถ ประสงค และม ความเท ยงธรรมมากข น การประเม นอย างเป นอ สระจะช วยให เก ดความม นใจว า ฝ ายบร หารได ประเม นด วยตนเองอย างม ประส ทธ ผล อย างไรก ตาม การประเม นผลอย าง เป นอ สระไม ควรเป นก จกรรมท ทดแทนการประเม นด วยตนเอง แต ควรจะเป นก จกรรมท ช วยส งเสร มและสน บสน นการประเม นด วยตนเอง

5 กระบวนการประเม น 5 การประเม นควรเร มต นจากการประเม นความเพ ยงพอและประ ส ทธ ผลของโดยใช ว ธ การประเม นด วยตนเอง ซ งในแต ละ หน วยงานควรประเม นความเพ ยงพอและประส ทธ ผลของแต ละองค ประกอบของการ ควบค มภายในของหน วยงานตนควบค ไปก บการประเม นความเส ยงในการปฏ บ ต งาน ตามภาระหน าท ของตน ว ธ การประเม นด วยตนเอง ประกอบด วย 2 แนวทาง ได แก การประช มเช งปฏ บ ต การ (CSA Workshop) การใช แบบสอบถาม (Questionnaires) โดยท วไปแล ว องค การต างๆ ม กจะใช แนวทางด งกล าวข างต นในล กษณะท ผสมผสาน ก น ตามท เห นเหมาะสม โดยไม ได ย ดแนวทางใดแนวทางหน งแต เพ ยงอย างเด ยว การใช แนวทางการประช มเช งปฏ บ ต การ (CSA Workshop) น น ในแต ละหน วยงานจะจ ด ให ม การประช มร วมก นระหว างต วแทนของหน วยงานท ม ความร ความเข าใจในกระบวนการหร อก จ กรรมท ประเม นเป นอย างด เพ อให ได ข อม ลเช งล กเก ยวก บความเส ยงและในแง ม มต างๆ และค นหาแนวทางท เหมาะสมในการแก ป ญหาข อบกพร องท ม อย ว ธ การประเม นด วยตนเองอ กแนวทางหน ง ค อ การใช แบบสอบถาม (Questionnaires) เป นการใช ว ธ การส ารวจ โดยใช แบบสอบถามท ม ค าถามท ให ตอบในล กษณะ ใช /ไม ใช ม /ไม ม เป นเคร องม อท ส าค ญ แนวทางแรกในล กษณะของการประช มเช งปฏ บ ต การ (CSA Workshop) ได ร บความน ยม ส งส ดและเก อบจะท กองค กรจะใช แนวทางน ในการประเม นด วยตนเอง อย างไรก ตาม หากองค กรย งขาดความพร อมในแง ของว ฒนธรรมขององค การท ไม เอ อต อการแสดงความค ด เห นอย างจร งใจ แนวทางของการใช แบบสอบถามน าจะเป นทางเล อกอ นด บต อไป ซ งจะท าให เก ดการพ ฒนาในเร องของสภาพแวดล อมของท ด ข นได ในกรณ ท ผลการประเม นด วยตนเอง พบว า ท ม อย ไม เหมาะสมก บสภาพการณ ในป จจ บ น ข นตอนต อไป ค อ การจ ดท าแผนการปร บ ปร ง โดยก าหนดข นตอนของการน าไปปฏ บ ต และผ ร บผ ดชอบในแต ละข นตอนอย างช ดเจน โดยค าน งถ งความสอดคล องก บเร องต างๆ เช น แผนกลย ทธ กระบวนการบร หารจ ดการ บ คลากร รายละเอ ยดเก ยวก บว ธ ปฏ บ ต งาน ระบบข อม ลและ การรายงาน เป นต น

6 เม อแต ละหน วยงานภายในองค กรได ประเม นด วยตนเองแล ว ควร รวบรวมผลการประเม นด งกล าวเพ อพ จารณาและสร ปผลการประเม นในภาพรวม นอกจากการประเม นด วยตนเองแล ว ในแต ละองค กรย งม ผ ตรวจสอบภายใน ท ท าหน าท ในการประเม นอย างเป นอ สระ เพ อให ม นใจว าการประเม นผล ภายในของฝ ายบร หารเป นไปอย างเท ยงธรรม โดยผ ตรวจสอบภายในจะน าเสนอข อม ลเก ยวก บ จ ดอ อนของ ในร ปของ ข อตรวจพบ และ ข อเสนอแนะ ในรายงานการตรวจสอบ เพ อให หน วยงานด งกล าวด าเน นการปร บปร งแก ไขการปฏ บ ต งานให ม ประส ทธ ภาพและประส ทธ ผล มากข น ซ งหน วยงานน นควรน าข อม ลด งกล าวมาใช ในการประเม นด วยตนเอง โดย พ จารณาว า ข อตรวจพบ เป นความเส ยงท ย งม อย /จ ดอ อนของ และน า ข อเสนอ แนะ มาใช ประกอบการพ จารณาก าหนดแผนการปร บปร ง การจ ดท ารายงานตามระเบ ยบฯ ข อ 6 ระเบ ยบคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นว าด วยการก าหนดมาตรฐานการควบ ค มภายใน พ.ศ ข อ 6 ระบ ว า ให ผ ร บตรวจรายงานต อคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด น ผ ก าก บด แล และคณะกรรมการ ตรวจสอบเก ยวก บอย างน อยป ละหน งคร ง ภายในเก าส บว นน บจากว นส นป งบ ประมาณ หร อ ป ปฏ ท น แล วแต กรณ เว นแต การรายงานคร งแรกให กระท าภายในสองร อยส ส บว น น บจากว นวางระบบแล วเสร จ โดยม รายละเอ ยด ด งน (๑) ท าความเห นว าระบบของหน วยร บตรวจท ใช อย ม มาตรฐานตามระเบ ยบ น หร อไม (๒) รายงานผลการประเม นความเพ ยงพอและประส ทธ ผลของระบบใน การบรรล ว ตถ ประสงค และเป าหมายท ก าหนด รวมท งข อม ลสร ปผลการประเม นแต ละองค ประกอบ ของ ประกอบด วย (ก) สภาพแวดล อมของ (ข) การประเม นความเส ยง (ค) ก จกรรม (ง) สารสนเทศและการส อสาร (จ) การต ดตามประเม นผล (๓) จ ดอ อนของระบบพร อมข อเสนอแนะและแผนการปร บปร งระบบ นอกจากน คณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นได ก าหนดแบบการรายงานท จ าเป นต องใช ใน การรายงานตามระเบ ยบฯ ข อ 6 ประกอบด วย 6

7 7 ปอ.1- ปย.1 ปอ.2- ปย.2 ปอ.3- ปย.3 ต ดตามปอ.3- ปย.3 ปส. รายงานความเห นเก ยวก บ สร ปผลการประเม นองค ประกอบ ของมาตรฐาน แผนการปร บปร ง รายงานผลการต ดตามการปฏ บ ต ตาม แผนการปร บปร ง รายงานผลการสอบทานการประเม น จากท กล าวมาข างต น สามารถสร ปความส มพ นธ ระหว างข อม ลท จ าเป นต องรายงานตาม ระเบ ยบฯ ข อ 6 ก บแบบการรายงานท คณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นก าหนดได ด งน ข อม ลท ต องรายงาน ระด บหน วยงาน ระด บองค กร ความเห นเก ยวก บ ปย.1 ปอ.1 ข อม ลสร ปผลการประเม นแต ละองค ประกอบ ของ จ ดอ อนของระบบ แผนการปร บปร ง ปย.2 ปย.3 ต ดตาม - ปย.3 ปอ.2 ปอ.3 ต ดตาม - ปอ.3 ปส. งวดการรายงาน ในงวดแรกจะต องส งรายงานให ก บคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด น ผ ก าก บด แล และคณะกรรมการตรวจสอบ ภายในว นท 31 ธ นวาคม 2547 ส าหร บงวดต อไป ให ส งรายงานภายในเก าส บว นน บจากว นส นป งบประมาณ หร อป ปฏ ท นแล วแต กรณ หน วยงานท ม รอบระยะเวลาบ ญช ตามป งบประมาณ - ให ส งรายงานภายในว นท 29 ธ นวาคมของแต ละป

8 หน วยงานท ม รอบระยะเวลาบ ญช ตามป ปฏ ท น - ให ส งรายงานภายใน 31 ม นาคมของ ป ถ ดไป ข นตอนในการจ ดท ารายงาน องค กร ค อ กล มของหน วยงานท ท างานร วมก น การจ ดท ารายงานระด บ องค กรจะเก ดข นได ก ต อเม อแต ละหน วยงานในองค กรได จ ดท ารายงานของ หน วยงานตนเสร จเร ยบร อยแล ว ด งน น ข นตอนในการจ ดท ารายงาน จ งต องเร ม ต นจากระด บหน วยงาน การจ ดท ารายงานระด บหน วยงาน 8 ข นตอนท 1 ประเม นแต ละองค ประกอบของมาตรฐาน รายงานผลการประเม นองค ประกอบของ มาตรฐาน(ปย.2-1) สร ปผลการประเม นองค ประกอบของ มาตรฐาน (ปย.2) ตามมาตรฐานท คณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นก าหนดไว ประกอบด วย องค ประกอบ 5 ประการ ได แก สภาพแวดล อมของ การ ประเม นความเส ยง ก จกรรม สารสนเทศและการส อสาร รวมท งการต ดตาม ประเม นผล ด งน น ในแต ละหน วยงานจะต องเร มต นจากประเม นความเพ ยงพอและประส ทธ ผลของแต ละองค ประกอบของมาตรฐานของหน วยงานตน โดยใช ราย งานผลการประเม นองค ประกอบของมาตรฐาน (ปย.2-1) ซ งเป นแบบ สอบถามท ม ค าถามท ให ตอบในล กษณะใช /ไม ใช ม /ไม ม โดยค าถามจะแบ งออกเป น 5 ส วน ตามองค ประกอบของมาตรฐาน

9 9 รายงานผลการประเม นองค ประกอบของมาตรฐาน (ปย.2-1) ช อหน วยงาน (ระด บส วนงานย อยของหน วยร บตรวจ ) ผลการประเม น (2) ประเด นการประเม น ค าอธ บายเพ มเต ม (1) ม / ไม ม / ใช ไม ใช อ นๆ (3) 1. สภาพแวดล อมของ 2. การประเม นความเส ยง 3. ก จกรรม 4. สารสนเทศและการส อสาร 5. การต ดตามประเม นผล หล งจากน น จ งน าข อม ลท ได ร บจากรายงานผลการประเม นองค ประกอบของมาตร ฐาน (ปย.2-1) มาสร ปลงใน สร ปผลการประเม นองค ประกอบของมาตร ฐาน (ปย.2) สร ปผลการประเม นองค ประกอบของ มาตรฐาน (ปย.2) องค ประกอบของ ผลการประเม น/ข อสร ป 1. สภาพแวดล อมของ 2. การประเม นความเส ยง 3. ก จกรรม 4. สารสนเทศและการส อสาร 5. การต ดตามประเม นผล สร ปผลการประเม น :โครงสร างของ... ครบ 5 องค ประกอบ ตามมาตรฐานของคณะกรรมการ ตรวจเง นแผ นด น (อย างไรก ตาม ม จ ดอ อนท ต องปร บปร ง ภายใน ด งน )

10 10 ข นตอนท 2 ต ดตามผลการปฏ บ ต ตาม แผนการปร บปร งของงวดก อน ความเส ยงท ม น ยส าค ญและ ก จกรรม (ค.2) แผนการปร บปร ง (ค.3/ปย.3) รายงานผลการต ดตามการปฏ บ ต ตาม แผนการปร บปร ง (ต ดตามค.3/ปย.3) น าเสนอผลการด าเน นการตามแผนการปร บปร ง ของงวดก อน ในข นตอนน เร มต นจากการน าแผนการปร บปร งภายในท ได จ ดท าไว ในงวดก อน (ค.3 ส าหร บงวดแรก และ ปย.3 ส าหร บงวดต อไป) มาต ดตามผลการปฏ บ ต ตามแผนด ง กล าว โดยม ประเด นท ควรพ จารณา ด งน หน วยงานได ด าเน นการตามแผนการปร บปร งของงวด ก อนหร อไม สถานการณ ด าเน นการเป นอย างไร เม อปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งแล ว สามารถลดความ เส ยงให อย ในระด บท ยอมร บได หร อไม หล งจากน น จ งสร ปผลการต ดตามลงใน รายงานผลการต ดตามการปฏ บ ต ตาม แผนการปร บปร ง (ต ดตาม - ค.3 ส าหร บงวดแรก และต ดตาม - ปย.3 ส าหร บงวดต อไป)

11 11 ความเส ยงท ม น ยส าค ญและก จกรรม ก จกรรม: ว ตถ ประสงค : แผนการปร บปร ง จ ดอ อนของ ภายในท ม อย ความเส ยง แผนการปร บปร ง ก จกรรม: ว ตถ ประสงค : การต ดตาม ประเม นผล ผ ร บผ ดชอบ/ ก าหนดเสร จ แผนการปร บปร ง จ ดอ อนของ ค.2 ค.3/ปย.3 สถานะ* ด าเน นการ รายงานผลการต ดตามการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร ง ก จกรรม: ว ตถ ประสงค : ว ธ การต ดตาม ประเม นผล/ สร ปผล การประเม น* ผ ร บ ผ ดชอบ/ ก าหนด เสร จ แผน การปร บปร ง ภายใน จ ดอ อนของ ภายใน ต ดตาม ค.3/ปย.3 แผนการปร บปร ง ก จกรรม: ว ตถ ประสงค : การต ดตาม ประเม นผล ผ ร บผ ดชอบ/ ก าหนดเสร จ แผนการปร บปร ง จ ดอ อนของ ค.3/ปย.3

12 12 รายงานผลการต ดตามการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร ง ก จกรรม: ต ดตาม ว ตถ ประสงค : จ ดอ อนของ ภายใน แผน การปร บปร ง ภายใน ผ ร บ ผ ดชอบ/ ก าหนด เสร จ สถานะ* ด าเน นการ ค.3/ปย.3 ว ธ การต ดตาม ประเม นผล/ สร ปผล การประเม น* สถานะด าเน นการ ด าเน นการเสร จตามแผน ด าเน นการเสร จแต ล าช ากว าแผน ย งไม ได เร มด าเน นการ O อย ระหว างด าเน นการ สร ปผลการประเม น ผลการด าเน นการสามารถ ลดจ ดอ อนของ สาเหต ท ย งไม ได ด าเน นการ ความค บหน าของการด าเน นการ 1 ข นตอนท 3 พ จารณาความเพ ยงพอและเหมาะสม ของ สร ปผลการประเม นองค ประกอบของ มาตรฐาน (ปย.2) แผนการปร บปร ง (ปย.3) รายงานผลการต ดตามการปฏ บ ต ตาม แผนการปร บปร ง (ต ดตามค.3/ปย.3) 2 การประเม นด วยตนเอง ในแต ละก จกรรม (ปม.) ในข นตอนน จะม งเน นท การประเม นความเส ยงในการปฏ บ ต งานตามภาระหน า ท ของตน โดยการน าผลการประเม นองค ประกอบของมาตรฐาน (ปย.2) มาพ จารณาควบค ไปก บผลการต ดตามการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการควบ ค มภายใน (ต ดตาม - ค.3 /ต ดตาม - ปย.3 ) ข อตรวจพบจากการตรวจสอบ การสอบทาน และการประเม นผลต างๆ และข อม ลท ได ร บจากการต ดตามผลในระหว างการปฏ บ ต งาน และประเม นว าในแต ละก จกรรมย งคงม จ ดอ อนของหร อความเส ยงท ย งหลงเหล ออย หร อไม มากน อยเพ ยงใด และควรก าหนดแนวทางในการปร บปร งแก ไข หร อไม อย างไร เม อใด โดยใคร หล งจากน น จ งรวบรวมผลการประเม นลงในแบบการ ประเม น (ปม.)

13 13 แบบประเม น (ปม.) ก จกรรม: ว ตถ ประสงค : ความเส ยง ภายใน ท ม อย จ ดอ อนของ ภายใน งวด ท พบ แผน การปร บปร ง ภายใน ปย.3 ก าหนด เสร จ/ ผ ร บ ผ ดชอบ ผลการประเม น ตามแบบ ปม. ท ม จ ดอ อนของหร อความ เส ยงท ย งม อย และจ าเป นต องด าเน นการปร บปร งแก ไข ให น ามาบ นท กไว ในแผนการปร บปร ง (ปย.3) เพ อก าหนดผ ร บผ ดชอบและระยะเวลาท จะด าเน นการปร บปร งแก ไข เสร จ แผนการปร บปร ง (ปย.3) ว ตถ ประสงค ของ จ ดอ อนของ ภายใน งวด ท พบ การปร บปร ง ก าหนด เสร จ/ ผ ร บ ผ ดชอบ หมายเหต ลายม อช อ/ต าแหน ง/ว นท

14 14 ข นตอนท 4 จ ดท าความเห นเก ยวก บ แผนการปร บปร ง (ปย.3) รายงานความเห นเก ยวก บ (ปย.1) เม อด าเน นการตามข นตอนท 1 3 แล ว ในข นตอนส ดท ายให จ ดท า รายงานความเห นเก ยว ก บ (ปย.1) โดยน าข อม ลจากแผนการปร บปร ง (ปย.3) มาใช ในการระบ จ ดอ อนของท ส าค ญ

15 หน งส อร บรองของผ บร หารระด บส วนงานย อย (ตามระเบ ยบฯ ข อ 6) 15 แบบ ปย.1 เร ยน (ห วหน าส วนราชการ/ ผ บร หารส งส ดขององค กร) การประเม นของ (ช อหน วยร บตรวจ) ส าหร บงวดต งแต ว นท... เด อน...พ.ศ... ถ งว นท...เด อน...พ.ศ... ได ด าเน นการตามแนวทางการต ด ตามประเม นผลของคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด น ซ งก าหนดอย ในเอกสารค า แนะน า : การจ ดท ารายงานตามระเบ ยบคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นว าด วย การก าหนดมาตรฐาน พ.ศ ข อ 6 ระบบของ (ช อ หน วยร บตรวจ) ได จ ดให ม ข นตามท ก าหนดในระเบ ยบคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นว าด วยการ ก าหนดมาตรฐาน พ.ศ โดยม ว ตถ ประสงค เพ อสร างความม นใจอย างสม เหต สมผลว าการด าเน นงานของ (ช อหน วยร บตรวจ) จะบรรล ว ตถ ประสงค ของ ด านประส ทธ ผลและประส ทธ ภาพของการด าเน นงานและการใช ทร พยากร ซ งรวมถ งการด แล ร กษาทร พย ส น การป องก นหร อลดความผ ดพลาด ความเส ยหาย การร วไหล การส นเปล อง หร อ การท จร ต ด านความเช อถ อได ของรายงานทางการเง นและการด าเน นงาน และด านการปฏ บ ต ตาม กฎหมาย ระเบ ยบ ข อบ งค บ มต ร ฐมนตร และนโยบาย ซ งรวมถ งระเบ ยบปฏ บ ต ของฝ ายบร หาร แนวค ดของการสร างความม นใจอย างสมเหต สมผลรวมถ งความม นใจจะได ร บผลอย างค ม ค าตามต นท นท ใช โดยระบบด งกล าวได ประมาณการและใช ด ลยพ น จในการ ประเม นประโยชน ท จะได จากการม ระบบก บค าใช จ ายของระบบฯ ท งน ค าใช จ ายไม ควรเก นประโยชน ท จะได ร บซ งรวมถ งการลดความเส ยงท ท าให หน วยงานไม บรรล ว ตถ ประสงค ท ก าหนด นอกจากน อาจเก ดข อผ ดพลาดหร อความเส ยหาย และความผ ดปกต ท ไม อาจส บ ทราบได เน องจากม ข อจ าก ดท แฝงอย ในซ งรวมถ งโอกาสของการหล กเล ยงหร อ ละเลย รวมท งข อจ าก ดด านทร พยากร ด านกฎหมาย หร อเก ยวก บกฎระเบ ยบของทาง ราชการ อ กท งประส ทธ ผลของอาจเปล ยนไปตามเวลาเน องจากสถานการณ และ สภาพแวดล อมเปล ยนแปลงไป จากผลการประเม นด งกล าวเช อว าของ (ช อหน วยร บตรวจ) ส าหร บ งวดต งแต ว นท...เด อน...พ.ศ.... ถ งว นท...เด อน...พ.ศ...เป นไปตามมาตรฐานการ ควบค มภายในท คณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นก าหนด ม ความเพ ยงพอและบรรล ว ตถ ประสงค ของ ตามท กล าวในวรรคแรกภายใต ข อจ าก ดตามวรรคสอง อย างไรก ตาม ย งคง ม จ ดอ อนท ม น ยส าค ญ ด งน :-

16 1 2 ท งน ได แนบแผนการปร บปร ง และรายงานการต ดตามการปฏ บ ต ตาม แผนการปร บปร งของงวดก อน รวมท งสร ปผลการประเม นองค ประกอบของ มาตรฐาน มาพร อมน แล ว 16 ลงม อช อ... (ช อ ห วหน าหน วยงาน) ต าแหน ง... ว นท...เด อน...พ.ศ...

17 17 จากท กล าวมาข างต นสามารถสร ปข นตอนในการจ ดท ารายงานระด บ หน วยงานได ด งน รายงานระด บหน วยงาน 1 ปย.2-1 จ ดอ อนของ 5 6 ปม. 2 ปย.3 ปย.2 7 ปย.1 3 ค.2 ค.3 4 ต ดตาม ค.3/ปย.3

18 18 การจ ดท ารายงานระด บองค กร รายงานระด บองค กร ปอ ต ดตาม ปอ.3 ปย ต ดตาม ปย.3 ปย.1 การรวบรวมรายงานระด บหน วยงาน ->ระด บองค กร 2 3 ต ดตาม ปย.3 หล งจากแต ละหน วยงานจ ดท ารายงานของหน วยงานตนเสร จเร ยบร อยแล ว ให น าเสนอต อผ ท ได ร บมอบหมายให ด าเน นการประมวลผลในภาพรวม เพ อจ ดท าร างรายงาน ในระด บองค กร เสนอต อเจ าหน าท ระด บอาว โส (ซ งเป นผ ท ได ร บการแต งต งจากห วหน าส วนราชการ/ ผ บร หารส งส ดขององค กรให ร บผ ดชอบในการอ านวยการประเม นผลโดยรวม) พ จารณาควบค ไปก บ ความเห นจากผ ตรวจสอบภายใน ปย.1-ร (ปอ.1) (ปอ.2) (ปอ.3&ต ดตาม) รายงานระด บองค กร ปย.1 ปย.2 ปย.3&ต ดตาม ปย.3 เจ าหน าท อาว โส รายงานระด บหน วยงาน คตง. ผ ก าก บด แล คณะกรรมการตรวจสอบ รายงานตามระเบ ยบฯ ห วหน าส วนราชการ ความเห นเก ยวก บ (ปอ.1) สร ปผลการประเม น องค ประกอบ (ปอ.2) รายงานแผน - ผล การปร บปร ง (ปอ.3&ต ดตาม) รายงานของผ ตรวจสอบ(ปส.) ปส. รายงานของผ ตรวจสอบ การประเม น อย างเป นอ สระ หน วยงาน ผ ตรวจสอบภายใน

19 การจ ดท ารายงานของผ ตรวจสอบภายใน 19 ผ ตรวจสอบภายในม หน าท ร บผ ดชอบในการสอบทานการประเม น เพ อ ให ม นใจว าการประเม นผลของฝ ายบร หารเป นไปอย างเท ยงธรรม โดย การประเม นอย างเป นอ สระ ซ งอาจจ าแนกได เป น 2 ล กษณะ ได แก การสอบทานร างรายงานในระด บองค กรว าม เน อหาสาระครบถ วนตามท ระเบ ยบฯ ก าหนดหร อไม การสอบทานการปฏ บ ต เก ยวก บว าสอดคล องก บข อม ลท รายงานหร อไม เพ ยงใด ส าหร บการรายงาน ให ใช ร ปแบบ รายงานผลการสอบทานการประเม น โดยผ ตรวจสอบภายใน (ปส.) บทสร ป รายงานผลการสอบทาน การประเม น (ปส.) เร ยน (ห วหน าส วนราชการ) ข าพเจ าได สอบทานการประเม นระบบ ของ... ส าหร บป ส นส ดว นท... ตามแนวทาง การต ดตามประเม นผลของคณะกรรมการตรวจเง น แผ นด น ซ งก าหนดอย ในเอกสารค าแนะน า: การจ ดท ารายงาน ตามระเบ ยบคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นว าด วย การก าหนดมาตรฐาน พ.ศ ข อ 6 การสอบทาน ได ปฏ บ ต อย างระม ดระว งรอบคอบและเหมาะสม ผลการสอบทาน ไม พบว า... ไม ด าเน นการตามแนวทางการต ดตามประเม นผล ฯ ด งกล าวและตามระเบ ยบคณะกรรมการตรวจเง น แผ นด นว าด วยการก าหนดมาตรฐานพ.ศ (อย างไรก ตาม ม ข อส งเกตท ม น ยส าค ญ ด งน ) ลายม อช อ/ต าแหน ง/ว นท การต ดตามประเม นผลเป นองค ประกอบท ส าค ญประการหน งของมาตรฐาน ภายใน เน องจากในแต ละหน วยงานม หน าท ร บผ ดชอบในการจ ดให ม และด ารงไว ซ ง ภายในท ม ประส ทธ ผลอย เสมอ ตามระเบ ยบคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด นว าด วยการก าหนดมาตรฐาน ภายใน พ.ศ ข อ 5 และ ข อ 6 ก าหนดให ม การรายงานต อคณะ กรรมการตรวจเง นแผ นด น ผ ก าก บด แล และคณะกรรมการตรวจสอบ โดยข อก าหนดตาม

20 ระเบ ยบฯ ข อ 5 ม ว ตถ ประสงค ให รายงานข อม ลพ นฐานว า ในการด าเน นก จกรรมต างๆ ของหน วย งาน ม ความเส ยงท ส าค ญอะไรบ าง และม เพ อป องก นหร อลดความเส ยงหร อไม อย างไร ในขณะท ข อก าหนดตามระเบ ยบฯ ข อ 6 ม งเน นท การต ดตามประเม นผลว า ภายในท ม อย เหมาะสมก บความเส ยงและสภาพการณ ท เปล ยนแปลงไปหร อไม อย างไร โดยการ ประเม น ความเพ ยงพอและประส ทธ ผลของแต ละองค ประกอบของควบ ค ไปก บการประเม นความเส ยงในการปฏ บ ต งานตามภาระหน าท ของตน อย างน อยป ละ คร ง ส าหร บข อม ลท จ าเป นต องรายงานตามระเบ ยบฯ ข อ 6 ประกอบด วย ความเห น เก ยวก บ ข อม ลสร ปผลการประเม นแต ละองค ประกอบของการควบ ค มภายใน จ ดอ อนของระบบ และแผนการปร บปร งภาย ใน 20 **********************************************************